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ビジネスマナー

社内マナーの基本

  • あいさつ(仕事と心の準備を整える)
  • 始業5分前には着席
  • 時間(期限)厳守
  • デスク周りの整理整頓
  • 許可なく外出等しない
  • 入室時にはノック

言葉づかい

  • 同意する時
     「承知致しました」「かしこまりました」
  • お礼をする時
     「ありがとうございます」「おそれいります」
  • 謝罪する時
     「申し訳ございません」 ※「ごめんなさい」は不適当
  • 断る時
     「わかりかねます」「致しかねます」
  • 依頼する時
     「恐れ入りますが~をお願いできますでしょうか」

電話対応

電話をかける場合

  • 電話をかける前に
     事前に要件をメモにまとめる等してしっかり整理する
  • 一方的に話を始めない
     「今お時間よろしいでしょうか」等と相手への配慮を忘れずに。また「~の件でお電話致しました」等と前置きをしてから用件を伝える
  • 電話を切る時
     いきなり切る(ガチャ切り)のは印象が悪いので、ひと呼吸置いてから静かに受話器を置くようにしましょう

電話を受ける場合

  • 2秒以内に取る
     電話が鳴ったら即取るように心がける。3秒以上鳴ったら「お待たせ致しました」をそえる
  • Noもしもし
     ビジネスでの電話では「もしもし」は使わない。
  • あいさつは忘れずに
     自分と直接関係なくても「いつもお世話になっております」とひと言
  • 必ず相手を確認
     相手が名乗らない場合は必ず相手の会社名と名前を確認する
  • メモを取る
     相手の会社名や名前、用件は正確に。数字は間違えないよう復唱して確認する事。

メール対応

メールの基本

  • 宛先はミスのないように
     アドレスが1文字でも違うと相手に届きません。一字一句確認しましょう
  • 本文
     「いつもお世話になっております」等の挨拶から始まり、必ず自分の名前を名乗りましょう
  • 署名
     ビジネスにおいては、必ずメールの最後に会社名や名前、電話番号等の入った署名を入れます

メールを書く際の注意点

  • 装飾しない
     色付文字や太字等の装飾を加えたHTML形式は、相手の環境に依存するので控えましょう
  • メッセージ容量
     サイズが大き過ぎるデータを送る場合等、相手側の負担になったり送信エラーになったりします。分割するか圧縮して送りましょう
  • 返信は早く
     ビジネスメールはスピードが大切。もし返答に時間がかかる場合は、いつまでに返信できるかを先に伝えましょう

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